Zehn Felder sind schon der Kompromiss

Fast alles, was bei einer Blogtour schiefgeht, geht zwangsläufig schief. Nicht, weil jemand schludert, sondern weil Formular, Tabelle und Postfach nichts voneinander wissen. Ich habe die Vorbereitung einer Tour begleitet, von der Anmeldung bis zum Umschlag. Es war die Tour meiner Frau, deshalb durfte ich überall hineinsehen.

Die Anmeldung

Ein Formular mit zehn Feldern. Instagram-Name, vollständiger Name, Formatwunsch (digital oder gedruckt), Mailadresse, Postadresse, gewünschte Aktionen, Veröffentlichungsplattformen, geplantes Datum, Aufnahme in die Koordinationsgruppe, Kommentare.

Zehn Felder sind schon der Kompromiss. Jedes davon wird später gebraucht.

Zurück kamen knapp vierzig Zeilen von etwa fünfunddreißig Menschen. Der Unterschied sind Doppelanmeldungen und von Hand nachgetragene Zeilen. Mindestens drei Personen haben zweimal ausgefüllt, eine schrieb dazu, sie wisse nicht mehr, ob sie den Fragebogen schon abgeschickt habe.

Das ist keine Unaufmerksamkeit. Das ist die logische Folge davon, dass ein Formular seinen Absendern nicht antworten kann.

Was die Tabelle daraus macht

Die Postadresse ist ein Freitextfeld, von der Straße bis zum Land. Wer digital lesen will, schreibt dort etwas anderes hinein: „Nein“ zum Beispiel, oder „ePub reicht“. Vollkommen verständlich, und trotzdem steht in der Adressspalte jetzt etwas, womit ein Versand nichts anfangen kann.

Wenn du selbst so ein Formular baust: Frag den Formatwunsch zuerst ab und blende das Adressfeld nur ein, wenn jemand ein gedrucktes Exemplar will. Das kostet dich fünf Minuten und spart hinterher eine halbe Stunde Aufräumen.

Bei den Plattformen war nur eine Auswahl möglich. Also stehen weitere Portale im Kommentarfeld, nachgetragen von den Bloggerinnen selbst. Die Information ist da. Sie ist nur nicht dort, wo du sie auswerten könntest.

Und dann gibt es zwei Dokumente zu derselben Tour, in denen zwei verschiedene Zeiträume stehen. Nicht weil jemand geschludert hätte, sondern weil sich Termine ändern und ein Formular, das schon draußen ist, sich nicht mit einer Tabelle abstimmt.

Der Umschlag

Beim Print-Versand kommen Fragen dazu, die vorher niemand auf dem Zettel hat. Wer bekommt welches Exemplar, aus welcher Charge, wann ging es raus, kam es an. Von zwanzig Taschenbüchern war der größere Teil schon vergeben, und das musst du wissen, bevor du weitere Zusagen machst.

Dann die Verpackung. Ich habe einen halben Abend damit verbracht herauszufinden, wer bei Versandtaschen eigentlich welche Nachweise führt, und bin bei einer Antwort gelandet, die in keiner Tabelle steht. Was ich dabei gelernt habe: Wer das später belegen muss, braucht die Bestätigung seines Lieferanten, und die holt man sich besser vorher als hinterher. Wie die Pflichten im Einzelfall verteilt sind, hängt an der Lieferkette und ist nichts, was ich dir hier als Rechtsauskunft weitergeben würde.

Und parallel dazu das Material

Während all das läuft, kommen Anfragen herein. Jede fragt nach denselben fünf Dingen: Cover in guter Auflösung, Autorenfoto, Klappentext, ISBN, Erscheinungstermin. Und jedes Mal werden sie neu zusammengesucht und manuell beantwortet.

Das Ärgerliche daran zeigt sich erst später. Wenn sich etwas ändert, müsstest du es in zwanzig Postfächern ändern. Deshalb steht das Autorenfoto von 2019 immer noch auf drei Blogs. Nicht weil es gefällt, sondern weil es raus war.

Kein einzelner Fehler ist vermeidbar

Das Formular kann nicht nachfragen. Die Tabelle weiß nicht, was verschickt wurde. Der Mailanhang weiß nicht, dass er veraltet ist. Und die Nachrichten, in denen die Absprachen tatsächlich stehen, liegen in einem dritten Programm.

Was fehlt, ist kein besseres Formular. Es ist ein Ort, an dem Anmeldung, Versand, Frist und Material dieselbe Wahrheit teilen. Genau das benutzt sie seit Juni.

Wenn du schon einmal eine Tour organisiert hast: An welcher Stelle ist es bei dir gekippt? Erzähl es mir, vier Fragen, ungefähr zwei Minuten.